まだ間に合います。
新年を気持ちよく迎えるためのお片付け ～ 文房具編 ～
整理収納アドバイザー、Minimal Office 専任アドバイザーの関口真衣です。
１２月は、今年１年の感謝を込めて、日頃、Minimal Officeを応援してくださる皆様やブログをご覧になってくださっている皆様に、清々しい気分で２０１９年を納め、真っ白な気持ちで、希望や夢をたくさん持って２０２０年という新たな年を迎えていただけるように、 年末の大掃除や新年へ準備、お片付けなどに役に立つ情報をこのブログで 発信しています。
これまでの記事は下記をクリックしてご覧ください♪
★ 新年を気持ちよく迎えるためのお片付けシリーズ ★
第１弾：レジ袋編 ⇒ こちら
第２弾：タオル編 ⇒ こちら
今回の第３弾は、文房具編です。
文房具は、どこのお家でも必要数以上に所有しがちで、あるけど意外と使わないってモノが割と多いのではないでしょうか？
黒のボールペンが１０本以上もある。
それなのに、いざ使うとなったら、意外と見つからない…(苦笑)。
意外とこんな経験があるのではないでしょうか？
ペンなどの文房具は、小さくて邪魔にならず、しかも、安価なので気軽に入手しやすく、ついつい増えがちです。
イベントや取引先で社名の入ったボールペンを粗品などでいただくことも結構あります。
オシャレじゃないけど、使わないこともないし、小さくて邪魔にならないし、たまに忘れたりなくしちゃうから、無料でいただけるなら…「とりあえず貰っておこう」と貰っちゃいがちです。
そんな文房具たち。
本当に全部使っていますか？
それだけの量必要ですか？
意外と収納スペースを占めていませんか？
結局、いざ使うときは、書きやすい特定のペンを探してしまっていませんか？
まだインクがあるから捨てるのは勿体ない。
今使わないけど、いつかは使うかもしれないし…。
とただ保管しているモノも多いのではないでしょうか？
ペンやハサミなど文房具は、たくさんあっても、意外と持ちづらかったり、書き味が悪かったり、見た目が好みでなかったりと、相性が悪く、大半は使わずに眠らせてしまいがちです。
思い出してみてください。
いざ、書き物をするとき、たくさんのペンがあっても、お気に入りの書きやすいペンを探しちゃっていませんか？
いくつかのハサミがあっても、切りやすいハサミを探していませんか？
たくさんのペンの中から、あれでもないこれでもないと、お気に入りの１本を探す作業をしていませんか？
いくつ持っていても、意外と使うモノはいつも同じ。決まった１つだけ。
こんなことがよくあります。
同じようなものが大量にあると…
探す。
選ぶ。
そのお気に入りの一つを探し出すのに、どうしても時間が掛かってしまいます。
もし、数本しかなければ、使いたいものをパッと見つけ、すぐに使うことができます。
また、大量のペンがあると…
同じようなペンが多いので、なかなか使い切られることがなく、いざ、お目当てのペンが見つかっても、まずは、要らない紙に試し書きをして、まずはインクが出るどうかを確かめてからでないと書けない…なんて無駄な作業が増えてしまっていることだってあります。
最近では、パソコンやスマートホンの普及で、ペンなどを使う機会も減ってきました。
ただ、使用頻度は減ったとはいえ、ペンなどの文房具は、いざという時にないと困り、TPOに合わせて使い分けなども必要になってきます。
そんな文房具を大掃除時に思い切って、使いやすくお片付けしてみましょう！
まずは、整理の基本の「き」。
いつもの如く、全てを取り出し、使うモノと使わないモノに分類していきます。
◆文房具の整理 (例：ペン類)
Step１
試し書きなどをしながら、きちんと書けるかなど、道具としてきちんと機能するかを確認しつつ、実際使うかどうか、つまり、必要かどうかで分類していきます。
① よく使い、使いやすいもの、お気に入りのモノ
→ 一軍
② たまにしか使わないモノ、まだ残しておきたいモノ
→ 二軍 (一定期間保管する)
③ 機能としては使えるが、使わないモノ
→ 戦力外(人に譲る、処分する)
④ 使えない、使わないモノ
→ 戦力外(処分する)
まずはこれら４つに分類します。
戦力外の④は迷わず処分し、③の中で未開封、未使用のモノは、リサイクルショップに買い取りに出したり、使用済みのモノでも人に譲れそうなモノであったり、譲れそうな人がいる場合は、すぐに譲れる状態にスタンバイして保管しておきます。
②の二軍は、たまに使う時や一軍昇格時に「どこにしまったっけ？」とならないような目立つ場所に、必ず①の一軍とは分けて保管するようにしておきます。
そして、もし、一定期間保管してみて使わなかった場合は、③の戦力外に降格させてて、人に譲る、処分するなどを心がけしましょう。
Step２
①の一軍は、黒のボールペン、赤ペン、シャープペン、鉛筆、蛍光ペン、油性ペン、筆ペンなど、種類ごとに分類していきます。
Step３
Step２までの整理を終えた文房具は、それぞれの生活スタイルや使い方に合わせて、できるだけ使う場所のそばで、使いやすく収納していきます。
基本的には、鉛筆、ボールペンなど種類ごと、黒や赤など色ごと、水性と油性などの性質ごとなど、目的や使い方、探し方に合わせて、分けて収納していくと選びやすく、使いやすく、戻しやすくなります。
収納方法には以下のようなやり方があります。
◆文房具の収納
① 使う場所の近くに、全て一ヶ所にまとめて収納する。
「文房具ステーション」として、文房具を一カ所に集めて収納する。
例えば、リビングやダイニングで使うことが多く、家族全員で兼用するモノであれば、リビング、ダイニングのどちらからもアクセスしやすく、家族全員が使いやすい場所に「文房具ステーション」のような文房具の拠点を設け、1カ所にまとめて収納します。
「文房具ステーション」に行けば、全ての文房具がアイテムごとに小分けに収納されているようにします。
ここから使うものを持ち出し、使い、必ず、それが置かれていた元の場所に戻すというルールを守るようにします。
そうすれば、同じアイテムを何個も持つ必要がなくなり、各文房具が家族みんなで兼用できるので、持つべき数は最小限で済み、収納スペースも管理も最小限で済ませることができます。
まとめて持ち出すことが多いようなものであれば、ペン立てやケースなどに入れておいたり、引き出しごと外して持ち出せるようにするなど、持ち運びや戻す作業が苦にならない形で収納するなどの工夫をすれば、ちょい置きや出しっぱなしなどのリスクも減らすことができます。
② 使う場所で収納する。
「カレンダー」とカレンダー専用ペンを一緒に収納
例えば、カレンダーに家族の予定を書き入れるお家などであれば、カレンダーのそばに、カレンダー記入時に使う専用のペンを置いておくと使いやすいくなります。
カレンダーの記入時に、ペンを取りに行く必要がなくなりますし、専用のペンとしておけば、どこかに持ち出すこともなくなり、「探す」という作業がいらず、思い立った時に、誰でもいつでも気軽に書き込みしやすくなります。
③ 作業に必要なモノをグルーピングして専用のセットを作り、他のモノと一緒に収納する。
「荷造りセット」 として収納
黒のボールペンはココ！などとアイテムや種類ごとに分けて収納するのではなく、作業に必要なモノをグループ化して、一カ所にまとめて収納するやり方です。
例えば、よく荷物を送る方などの場合は、荷造りに使う、ガムテープやヒモ、宛名用紙、ハサミなどと一緒に、黒のボールペンも収納しておきます。
これらのアイテムを「荷造りセット」というグループで一つのケースなどにまとめて収納しておけば、このケースを持ち出すだけで、宛名書きまでの荷造りの準備が完結できるようになります。
「お手紙セット」 として収納
その他にも、手紙を書く時に使う、便せんやハガキ、のりや切手と共に、手紙を書く時に使うペンなどを「お手紙セット」として収納しておくなども便利です。
「(不)祝儀セット」として収納
又、使用頻度は低いですが、代用が利かない筆ペンなどは、一緒に使うことが多い祝儀袋や袱紗などと一緒に収納しておけば、たまにしか使わないけれど、使う時は割と急ぐことも多いので、行方不明にならず、ぱっと取り出せて便利です。
それに、ペン類をひとまとめに収納すると、よく使うボールペンも、普段あまり使うことがない筆ペンも一緒に収納することになるので、必要に応じて、使用頻度ごとに収納すれば、よく使うものはより使い易くなって便利になります。
こんな風に、収納には決まりはありません。
収納方法にも決まりはありません。
ペンは必ずペン立てに収納する必要はないのです。
たくさん文房具がある場合は、一カ所に収納せず、各使う場所や作業ごとに分けて収納したり、使用頻度に分けて収納すると便利です。
ただ、この場合、便利にはなりますが、持つべき文房具の数は増えてしまいます。
逆に、なるべく持つ数を減らしたいのであれば、できるだけ用途を共有させて、どこからもアクセスしやすい場所にまとめて収納するのが一番です。
収納のポイントは、できるだけ使う場所の近くに、見やすく、使いやすく、余裕を持たせて８割収納を目指すことです。
それは、アイテムごとに収納する場合も、同じ作業で使うモノをグルーピングしてまとめて収納する場合も、使用頻度ごとに収納する場合も、引き出しなどに並べて収納する場合であっても、ペン立てに立てて収納する場合であっても、全て同じで共通のポイントです。
見た目と数が判りやすければ、消耗や紛失も判りやすいですし維持管理もしやすくなります。
インクが切れたら、すぐに二軍を一軍に昇格だってできますし、無駄買いなども減らすことができます。
ペンのインクを使い切るという快感も味わえます(笑)。
これまで、ペン類を主にお話ししてきましたが、ペンだけでなく、ハサミや消しゴム、のりやホチキス、テープなど、他の文房具も基本は全て同じです。
先の３ステップで整理し、生活スタイルに合わせて、作業に合わせて収納していけば、文房具は片付けられます。
必要な数や量、使用頻度もよく判るようになります。
使いたいたった１本のペンを見つけるための「探す」という無駄な時間や「見つからない」「書けない」などという不要なイライラ、「使いたいものが探しにくい、使いにくい、しまいにくい」という収納スペースの無駄遣いはなくなります。
文房具は、それほど高価なモノではありませんし、いただき物なども多いので、お片付けの取り掛かりとしては、取り掛かりやすいジャンルだと思います。
是非、増えすぎた文房具の整理を、年末の大掃除の一つとしてトライしてみてくださいね。
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