残しておく書類は常に最新版。
難しくないんです！書類のアップデートの習慣化。
整理収納アドバイザー、Minimal Office 専任アドバイザーの関口真衣です。
本日は、リエゾンベース東京に出勤してのお仕事の日でした。
さて、私がリエゾンベース東京に出勤したら、まず最初にやること。
それは…
郵便受けから郵便物を取り出し、確認、仕訳、アップデートすることです。
これが日課で、本日も着いてすぐに行いました。
さすが大都会東京。
郵便受けには、毎回、飲食店をはじめとするたくさんのチラシが入っています。
大半のチラシは不要で、すぐにゴミ箱行きなのですが、デリバリーメニューは、時々使うことがあるのでファイル保管することにしています。
スマートフォンで調べたり、デリバリーメニューを撮影して、写真データなどで保存しておくことも可能ですが、東京はお店の数も多く、写真や口コミ、配達範囲などを見ながらとなると、探す→選ぶというその作業の方が意外と面倒だったり、時間が掛かったりしてしまいます。
デリバリーメニューを頼むような時は、時間に追われていたり、大抵パパッと簡単に済ませたい時の方が多いので、いざという時に、メニューと価格、写真をサクッと見比べて決められるので、ポスティングされたいたデリバリーメニューをファイリングするという形をリエゾンベース東京では採用しています。
保管しておくと決めたものだからこそきちんと収納し、いざ使う時に、
「どこ？どこ～？」
「クーポンの期限切れてるじゃん！」
とならないように、常に最新情報へのアップデートを心がけ、クリアファイルに入れ、定位置に保管しています。
ということで、本日もデリバリーチラシが２枚入っていたので早速作業。
今回は、定期的に投函されるお馴染みの２社(笑)。
古いチラシを取り出し、新しいものに差し替えるだけの簡単作業です。
ものの数秒です。
古いチラシはゴミ箱にポイっ。
作業と呼ぶほどでもない位のたったこれだけのことですが、簡単だからこそ、ついつい「後で！」としがちです。
「新しいモノが届いたら、すぐに差し替える」というアップデート作業を習慣化しておけば、手元にある書類は、常に最新のものをキープできます。
情報のアップデートが常にできていれば、間違いや失敗のリスクは少ないですし、何よりも、アウトプット時、つまり、使う時、作業がスムーズになり、結果、時間の短縮に繋がります。
書類や紙類など、嵩張らないモノほど、ついつい、ちょい置きしてしまったり、今は忙しいから後でゆっくり見ようと思い忘れてしまったりしがちです。
家が散らかる原因にもなります。
だから、書類は持ち帰ったり、届いたら、まずは、すぐに処理、アップデートをお勧めします。
もし、すぐにできない、しないのであれば、せめて、要るか要らないかだけの仕訳だけは行い、明らかに要らないモノだけはすぐに処分するように心がけましょう。
確認や返信が必要なもの、後でじっくり見ようと思うのだけ残すようにすれば、山のように書類が溜まることもなくなりますし、「こんなにたくさんの書類を見なきゃ！(片付けなきゃ！」)というTo Doの重圧から解放されますし、書類の迷子だってなくなります。
やってしまえば、それぞれものの数秒で終わる作業です。
「仕訳する」「ゴミ箱に捨てる」「アップデートする」を後回しにして、大半がほぼゴミ箱行きのチラシなどが置かれたテーブルで作業するのは、気分面や効率面からしても不効率ですし、郵便物を確認するためにも、リエゾンベース東京に着いたら、まずは、最初に郵便物の仕訳と書類のアップデートをやるように習慣化しています。
簡単な作業ほど、重要ではない作業ほど…
「今でなくてもよいか～」
「後でいいや～」
となりがちです。
そして、そのような作業は、結局、後になっても、重要なこと、気になることから作業するので、いつまで経っても、そのままに放置されがちです。
そんな急がない、ほぼ不要なモノと思われがちなものの中に、時々、とても重要なお知らせや期限付きのものが紛れ込んでしまうことがあり、いざ使うときに、大量のモノから探し出す作業が必要になり、「あれ？どこだっけ？この辺にあるはずなのに…」と探すのに苦労したり、最悪の場合は、結局見つからないなんてことも…。
お片付けのご相談時にもよく聞く、お片付けあるあるです(笑)。
今回は、デリバリーメニューのアップデートのお話でしたが、この書類のアップデート法は、お仕事でもご家庭でも、意外と色々なモノに応用することができます。
毎月届くお子様の学校からのお便りや公共料金の明細、タウン情報誌や機関誌なども、新しいモノが届いたら、古いものと新しいものを差し替え、アップデートする。
そして、古いモノは処分する。
そうすれば、常に、情報は最新に更新されますし、定量がキープされ、モノの増加を防ぐことができます。
イライラやお片付けする必要だってなくなります。
ほんの少しの心がけですが、書類のアップデートの習慣化、是非、みなさんの生活に取り入れてみてください。
ちなみに…
デリバリーメニューは、いざという時に、「比較しやすく、選びやすく、頼みやすくする」ことが重要なので、「見やすく、わかりやすく」収納することは大切ですが、決して重要な書類ではないですし、仕事でもないので、リエゾンベース東京では、できるだけアップデート作業に時間を掛けず、簡単に終わらせるために、ファイリングのルールは、あまり設けないようにしています。
ファイリングする際のルールはたった二つだけです。
デリバリーメニューのファイリング時のルール：
① 一つのクリアケースに入れるのは、一つのお店のチラシだけ。
② ピザ、寿司、中華など、ざっくりとジャンル分けだけして入れていく。
たったこれだけです。
お店の入れ替わりもありますし、ラベリングなどはやりません。
大抵のメニューには写真があるので、何系かも一目瞭然。
わざわざラベリングという作業を増やす必要もないのです。
各ジャンルの最後に、数枚だけ予備のクリアケースを残しておけば、もし、新しいお店が増えても大丈夫です。
お店が多すぎても、選びづらくなるだけなので、デリバリーのお店は、このファイルに入る分だけと定量も決めています。
増えた場合は、厳選し、使わないお店を破棄していけば良いだけです。
デリバリーメニューを保管するファイルは、超薄、シンプルな見た目、安価ということで、セリアのこちらのファイルを使っています。
「コピー用紙20枚入れても厚み約1cm!!」セリア A4 SLIM FILE 20P
目的は、あくまで、デリバリーを頼む際、「簡単に、速く、選びやすく、頼みやすく」ですので、その目的を叶えられるようにだけ考え、できるだけ作業を省略し、シンプルに収納しています。
最低限のルールだけで、インデックスやラベリングしている訳ではありませんが、注文時に困ることもなく、アップデートも簡単で、結果、習慣化に繋がっています。
デリバリーメニューファイルは、いつも、引き出しの中の同じ場所に収納しています。
目的を明確に収納すれば、誰でも簡単にできますし、続けることが苦ではありません。
今回の収納方法は、ファイリングでしたが、書類の収納の方法は、重要度、使用頻度、使い方、使う人、量、見た目により変わります。
ただ、何れの場合も「使う時に使いやすく」の収納の基本は変わりません。
使うことを目的に、わざわざ捨てずに取っておく書類ですから、書類のアップデート定期的に行い、常に最新を保つことが重要ですよ。
皆さんも、是非、お手元にある書類のアップデートの習慣化にトライしてみてください。
そうすれば、書類の片付けという家事の省略化にも繋がりますよ。
Minimal Officeは、家庭と仕事を両立しようと頑張る女性の味方です。
あなたが今抱える様々な負を解消し、あなたが活き活きするような、快適で、幸せな暮らしと生き方を手に入れるためのお話であれば、お片付けから起業に至るまで、何でもご相談が可能です。
あなたのタイミングで、あなたの抱えるお悩みや理想の実現を、まずは、お気軽にお問い合わせください。
１１月以降の整理収納コンサルティング、訪問診断(整理収納実作業)のご相談、お申込みも現在受付中です。
ブログの最下部にMinimal Office カレンダーがございますので、Minimal Office ホームページと合わせてご覧ください。
